Selon les statistiques, nous passons jusqu’à 50% du temps à la recherche des documents au travail.
Ils sont avec nous au quotidien : sur nos bureaux, dans nos archives, dans les terroirs etc.
Ces papiers écrits sont souvent des contrats, des factures, des actes administratifs etc.
Mais pourquoi gardons-nous ces papiers pendant des années ?
Au travail, c’est pour garder les traces de nos transactions ou pour nous servir de preuve.
Par exemple dans les tribunaux pour nous servir de preuve parfaite.
Cependant, nos documents sur papier nous apportent assez d’inconvénients :
- Assez de temps à chercher nos documents
- Des frais de production et d’impression sont élevés : 2 à 15% du chiffre d’affaires
- Ils nous prennent beaucoup de temps et d’espace dans nos locaux
- Ils sont souvent détruits par l’environnement ou par incendie.
La solution digitale moderne est la GED (la gestion électronique des documents).
La GED permet le stockage, le classement et l’archivage des documents dans un même logiciel.
De nos jours, beaucoup de législations reconnaissent les documents électroniques comme preuve parfaite : Allemagne, France depuis la loi du 13.03.2000 etc.
Pourquoi alors toujours galérer avec ces papiers ?
Pour quels avantages passer vers la GED ?
- Gagner de la place dans vos locaux et bureaux
- Réduire considérablement les coûts de gestion des documents papier 2 à 15% de votre chiffre d’affaires.
- Mieux organiser et protéger vos données
- Anticiper les risques de sécurité : incendie, inondation, vol etc.
- Gagner 50% du temps passé à la recherche des documents pour augmenter votre productivité
- La Recherche d’un document se réalise en seconde
- Vous avez accès à vos documents partout dans le monde et à tout instant.
- Avec une signature électronique, elle représente une preuve parfaite devant les cours et tribunaux.
Alors débarrassez-vous de vos documents papiers.
Pour plus d’infos, contactez-nous.
